第一章  总    则

第一条  为规范我市实物档案的收集和管理工作，有效保护和利用实物档案，依据《中华人民共和国档案法》和《甘肃省档案条例》，制定本办法。

第二条  本办法所称实物档案，是指机关单位在工作活动中形成的、具有保存价值的荣誉证书、奖旗、奖杯、奖状、纪念品、工艺品及本级各机关、团体、社会组织使用期结束具有永久保管价值的印章等反映工作成绩及对外友好交往中特殊载体的档案。

第三条  各单位综合档案室对本单位实物档案进行集中统一管理并负责监督、指导、检查本单位内部实物产生及收受部门对其鉴别、收集和归档工作。

第四条  各单位要把实物档案工作纳入本单位管理制度中。要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位各部门的职责范围，明确专人负责，按期向单位综合档案室归档。个人非职务行为产生的有价值实物实行自愿归档原则。

第二章 实物档案的归档范围与归档要求

第五条  实物档案的归档范围

（一）本单位获得的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、

光荣册等；

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等；

（三）本单位对外交往中获赠的重要纪念品；

（四）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品；

（五）机构成立以来使用过的牌、匾；

 (六）本级各机关、团体、社会组织使用期结束，具有永久保管价值的印章；
     （七）其它有保存价值的实物。

第六条  实物档案的归档要求

（一）应归档的实物自形成之后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案部门拍照登记，再办理借用手续。

（二）归档的实物要保持整洁，无破损。任何部门和个人不得随意将实物损坏、私存或转送他人。

（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

（四）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物也应当拍照归档。

（五）归档时要将实物来源、形成（收受）日期、数量等信息记录完整，交接双方办理移交登记手续。

 第三章 实物档案的分类与整理要求

第七条  实物档案的分类

归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档分类可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。

1、按内容分：奖品类、纪念品类.

2、按外在形式分：奖状、奖杯、奖旗、奖牌、工艺品、印章。

分类方案一旦确定，应当保持稳定，不应随意改动。

第八条  实物档案的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。

第九条  实物档案的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。归档实物的档号有两种格式：

格式一：全宗号—类别号—件号

格式二：全宗号—件号

第十条  实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录主要设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、存放地点、互见号、备注等项目（附件1）。

    实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目（附件2），其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。

实物档案目录及实物档案目录封面用纸采用国际标准A4型。

            第四章  实物档案的保管与利用

    第十一条  实物档案的保管

    （一）实物档案应专库或专柜保管；

    （二）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色；

    （三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。

第十二条  实物档案的利用

（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。

（二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借阅审批手续。

（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。

 第五章  附则

    1.本暂行办法由市档案局（馆）负责解释。

2.本暂行办法自印发之日起施行。

附件1：实物档案目录

附件2: 实物档案目录封面式样