第一章 总 则

第一条 为了提高我市声像档案工作的质量和管理水平，使声像档案管理科学化、规范化、标准化，保证机关、企事业单位（以下简称机关单位）声像档案的完整，依据《中华人民共和国档案法》、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002 ）并结合我市实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所称的声像档案是指机关单位在各项工作和社会活动中直接形成的具有保存价值的以磁性材料或感光材料为载体、以声像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、影视片、光盘以及相应的说明文字等。

第三条 声像档案是机关单位档案的重要组成部分，必须由机关单位档案部门集中统一管理，任何部门或个人不得以任何借口拒不移交或据为己有。

第四条 机关单位的档案部门在收集、整理文书、科技或专业档案的同时，应负责做好声像档案的收集、整理及保管、统计和提供利用工作。

第五条 声像档案是特殊载体，它的记录形式及制作方法、保管条件、利用方式均与纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律进行特殊整理、特殊管理。

第二章 归档范围及要求

    第六条 归档范围：

（一）归档范围：

收集记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片、录音、录像制品、影视片、光盘等（以下简称声像资料）。

1、领导人和著名人物参加与本市、本单位有关的重大公务活动的声像资料。

2、本单位组织或参加的重要外事活动的声像资料。

3、记录本市、本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像资料。

4、记录本市地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像资料。

5、其他具有保存价值的声像资料。

第七条  归档时间和要求：

1、属于归档范围的声像档案，由形成部门进行整理、编辑、加以必要的文字说明，并于三个月之内向本单位档案部门移交，档案部门负责监督、检查和指导。

2、归档的声像档案必须图像完整、声音清晰，必须是原版、原件，并附上文字说明。

第三章 整理

第八条 声像档案的整理：

（一）声像档案的分类：

声像档案应根据其载体形式，分为照片档案、录音、录像档案、磁盘档案等几大类，并制定分类方案，分类方案应前后保持一致，一旦形成不得随意变动。

（二）保管期限

1.专业新闻单位和照片形成较多的单位可以参照相应内容的文书档案进行鉴定并划分保管期限，即把照片分为永久、长期、短期三部分进行整理保管。

2.其他单位的照片档案，在剔除确无保存价值和多余的重份后，统一按照永久进行整理保管。

3.其他声像档案参照照片档案保管期限划分。

（三）照片档案的整理

1.挑选要求

对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

2.分类

应在全宗内按“保管期限—年度—问题”进行分类。对照片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。在同一保管期限，同一年度的照片中再按问题分类。（跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。）

照片形成较多的单位一般分为领导视察类、会议类、机关活动类和业务活动类，照片形成不多的可分为机关活动类和业务活动类，照片形成较少的单位可以不分类。

3.排列

即在同一保管期限内，先排最早的年度，然后在一年内按问题结合时间顺序、重要程度等进行排列，一年中的照片按划分的类别排列一册或数册，形成特别少的可以数年一册。每册编一个流水号。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

4.编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。照片号格式为：

全宗号—保管期限代码—册号—张号

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。

册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。

张号：张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。

如：32-1-3-6，表示32号全宗永久保存的第3册第6张照片。

一组照片与单张照片混编时，按该组照片张数依次编写张号。

5.入册

照片入册是指按照照片号顺序将照片装入照片档案册的过程。

（1）一本照片册未装满时，第二年可续装，但尽量不要将同一年度的照片分开。

    （2）册内照片排列时，在每类照片前留出一个空芯页，将

打印好的类名放入该芯页内。

（3）照片入册前应在其背面填写完整的照片号，并与照片说明的编号、照片册卷内目录编号相对应。

（4）对普通照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5厘米。以竖直放置为宜。按照片号顺序排列。并在目录备注栏内注明“大幅”和存放地址。

6.拟写说明

（1）单张照片的说明的填写

单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。说明应采用横写格式，分段书写，拟写项目和格式为：

①题名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

②照片号：册内照片排列的顺序号。由全宗号—保管期限代码—册号—张号组成。

③参见号：参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下 ：

（相关档案种类）档号

注：括号内为选择性著录内容。

示例1：文书档案0113-2-18

示例2：科技档案G-J-21

照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核

对，对与实况不符的应及时调整。

④时间：照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1至4位表示年，第5至6位表示月，第7至8位表示日。

示例：1953年3月2日写作19530302。  

⑤摄影者：摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。

⑥文字说明：文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容做出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

（2）大幅照片的说明的填写

对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

（3）组合照片说明的填写

①一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。

②组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。

③应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。

④同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。

⑤整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。

⑥组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。

7.填写册内备考表

①册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。（参见附录2：册内备考表示例）

②本册情况说明：填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。

8.填写照片册的封面

照片册的封面应印制“照片档案”字样。

9.填写照片册册脊

照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。

（四）录音、录像档案的整理。

录音、录像档案一般按其反映的内容分类，同一类的按归档时间顺序编流水号。数量少的也可以不分类，直接以归档时间顺序编流水号。在盒套内放入卷内目录，标明卷号、录制的年月、地点、对象、中心内容、责任者及播放所需时间，并在脊背上贴上标签，标明卷号、时间、中心内容等。

（五）磁盘档案的整理

一般按时间顺序排列、编号，并在盒套侧面贴上标签，注明时间、存盘内容等。

第四章 保管

第九条 声像档案的保管：

1.存放声像档案的库房、装具应做到防光、防盗、防磁、防尘、防潮、防有害气体、防高温等，库房温度应保持14－24摄氏度，相对湿度应保持在45－6O％。录音、录像档案要远离发动机、变压器、高音喇叭、话筒、电视机等能产生磁场的设备。

2.定期检查声像档案的保管状况，对长期保存且不常用的录音、录像档案每隔半年重绕一次，对多次使用和已污损的要及时修补、复制。未经鉴定和批准，任何人不得私自冲洗、翻拍（录）、消磁、涂改。

3.机关单位声像档案数量较少，保管条件差的，可移交档案馆代为保管。

第五章 附则

第十条 声像档案的鉴定、销毁、统计、利用工作，按文书档案的有关规定执行。

第十一条 本暂行办法自下发之日起施行。