(中华人民共和国行业标准 DA/T 22-2000

中华人民共和国档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施)

　　1　范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

　　2　定义

　　本标准采用下列定义。

　　2.1　归档文件

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2.2　归档文件整理

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2.3　件

　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

　　3　整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　4　质量要求

　　4.1　归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　4.2　整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　5　整理方法

　　5.1　装订

　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　5.2　分类

　　归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　5.2.1　按年度分类

　　将文件按其形成年度分类。

　　5.2.2　按保管期限分类

　　将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3　按机构(问题)分类

　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

　　5.3　排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4　编号

　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)

　　5.4.1　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　5.4.2　年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

　　5.4.3　保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

　　5.4.4　件号：文件的排列顺序号。

　　件号包括室